Gegevens uitwisselen – een stappenplan

Om een kwetsbare jongere aan een duurzame plek op de arbeidsmarkt te helpen, wil een klantmanager werk het weten als iemand extra begeleiding nodig heeft. Maar professionals bij scholen en Doorstroompunten worstelen met de vraag wanneer ze informatie mogen delen. Het stappenplan van Ingrado helpt.

‘Het is jammer als een jongere uitvalt op de arbeidsmarkt, terwijl die met de juiste begeleiding wel zou floreren’, zegt Marga de Weerd (Ingrado). ‘Toch kan dat gebeuren doordat veel professionals relevante gegevens niet meer durven te delen. Door de AVG, de wet over gegevensbescherming, schoten mensen die op casusniveau met jongeren werken in een privacykramp en denken dat ze niets meer mogen delen.’ 

Ingrado, Jeugdzorg Nederland en MBO Raad maakten eerder al een document met een stappenplan voor verantwoorde gegevensdeling tussen onderwijs, Doorstroompunten (de vroegere RMC’s) en zorg. Daarin staat hoe ze de afweging kunnen maken of ze al dan niet gegevens kunnen delen met een andere organisatie in het sociaal domein. Nu is daar op initiatief van OCW informatie over uitwisseling met het domein arbeid aan toegevoegd.

Niet de beperking, maar de begeleidingsbehoefte is relevant

De Weerds collega Maud van Erp werkte tot voor kort als jurist op een mbo-instelling en had daar veel te maken met privacy en gegevensuitwisseling. Ik kreeg bijvoorbeeld de vraag: mogen wij het rapportcijfer van studenten met hun ouders delen?’ Ze zet haar kennis nu bij Ingrado in.

Van Erp geeft een voorbeeld uit de praktijk waar gegevensdeling nuttig zou zijn: ‘Bij een mbo-student die autisme heeft, kan de begeleiding zoals de mbo-instelling tijdens de lessen inzet ook helpen om de jongere goed op een werkplek te krijgen. Maar als die jongere op stage gaat of een baan krijgt, kan die informatie wegvallen. En jongeren realiseren zich misschien ook niet dat bepaalde informatie de werkgever kan helpen hen een goede plek te bieden. Het gaat niet zozeer om de beperking, maar om wat iemand nodig heeft om goed te landen.’ 

Wanneer mag je delen?

Volgens Van Erp geeft de privacywet 6 grondslagen op basis waarvan je gegevens mag delen. ‘Voor professionals zijn er vaak 2 relevant: toestemming van de jongere zelf of een wettelijke grondslag. In dat laatste geval heeft de wetgever de belangenafweging al gemaakt. Het is voor professionals best lastig om te weten wanneer er een wet is die gegevensdeling mogelijk maakt. Soms zien ze door de bomen het bos niet meer.’

Erp benadrukt dat je geen toestemming voor gegevensdeling hoeft te vragen als de wet je verplicht om gegevens te delen. ‘Dat wekt alleen maar onterecht de verwachting dat gegevens anders niet gedeeld mogen worden. Wel moet je de jongere natuurlijk informeren over de gegevensdeling.’  

Je afweging beargumenteren en vastleggen

Op de Praktijkdag in juni lieten De Weerd en Van Erp deelnemers oefenen met het stappenplan, aan de hand van een casus uit het document.  De Weerd: ‘Je merkte dat het altijd lastig blijft. Ook doordat de wet vage normen gebruikt. Is het noodzakelijk om iets te delen?  De een vindt van wel en de ander niet. Vaak is het niet zwart-wit; er zijn veel grijstinten. Waar het om gaat, is dat je kan beargumenteren waarom je tot je afweging bent gekomen. En dat je dat ook vastlegt, zodat je erop kan terugvallen.’ 

Het stappenplan

Volg het stappenplan als je je afvraagt of je gegevens mag delen:

  1. Check of er een grondslag is om gegevens te delen.
  2. Check het doel: informatie die je met een bepaald doel verzamelt (bijvoorbeeld een uitkering), mag je niet zomaar voor een ander doel gebruiken (zoals begeleiding naar werk).
  3. Check de proportionaliteit: Staat het delen van de gegevens in verhouding tot het doel?
  4. Check de subsidiariteit: Kan je het doel ook bereiken zonder persoonsgegevens te delen?

Voor bijzondere persoonsgegevens zoals medische informatie gelden strengere regels.

Twijfel je nog?  Raadpleeg dan bijvoorbeeld de privacy-officer of de functionaris gegevensbescherming in je organisatie. Besluit je inderdaad gegevens te delen? Doe dan altijd het volgende:

Nieuw wetsvoorstel geeft wel een grondslag

Onlangs is de internetconsultatie voor het wetsvoorstel van School naar duurzaam werk gesloten. De Weerd: ‘Het wetsvoorstel maakt het makkelijker voor scholen en Doorstroompunten om gegevens van jongeren te delen met arbeid. Dan krijgen gemeenten er op grond van de Participatiewet een taak bij: jongeren bijstaan als de ondersteuning van onderwijsinstelling of Doorstroompunt niet voldoende is. Als het wetsvoorstel wordt aangenomen, moeten we ons document over gegevensdeling fors gaan herzien. Misschien wordt het zelfs helemaal overbodig.’ 

Van Erp vertelt dat Ingrado het stappenplan regelmatig opnieuw onder de aandacht van de leden brengt. De Programmaraad doet hetzelfde voor de eigen achterban. ‘Dat is fijn, want daardoor kunnen we ook knelpunten vanuit meerdere hoeken adresseren. Daarom bij deze een oproep om knelpunten bij Ingrado te blijven melden. En ook goede voorbeelden waarbij werk gegevens deelt met zorg of onderwijs.’ 

Relevante links en documenten